“Hoi Elze, ik kwam erachter dat mijn geregistreerde merknaam zonder mijn toestemming wordt gebruikt. Wat kan ik doen?”

Ben je jouw geregistreerde merknaam ergens tegen gekomen? Dus de naam die je bij het merkenbureau hebt geregistreerd, waar je voor hebt betaald en waar jij jouw geld mee verdient? Dan mag een ander die naam dus niet zomaar gebruiken.

Wil je dat de inbreuk op jouw merknaam stopt?

Stuur de inbreukmaker dan een sommatiebrief. Vraag in die sommatiebrief vriendelijk (maar dringend!) om de inbreuk op jouw merknaam per direct te stoppen. Laat weten dat je wilt dat de naam overal (dus ook uit die folders etc.) direct wordt verwijderd. Doe daarnaast een verzoek om schadevergoeding. Bonustip: maak ook meteen een printscreen van de inbreuk als bewijs.

“Hoi Elze, mijn rekening is niet betaald (ondanks herhaaldelijk aanmanen). Wat kan ik nu doen?”

Dan kun je jouw vordering aan mij uit handen geven. Voor je een vordering uit handen geeft kun je jouw debiteur eerst zelf een laatste aanmaning toesturen. Deze aanmaning moet dan wel aan een aantal specifieke wettelijke eisen voldoen. Welke eisen de wet aan de inhoud van de aanmaning stelt, is afhankelijk van jouw situatie. Zo is de wet strenger voor jou als jou jouw debiteur een particulier is en wat milder als gaat het om een zakelijke debiteur.

Wil je dat jouw factuur wordt voldaan?

Stuur jouw debiteur dan een sommatiebrief. Vraag in die sommatiebrief vriendelijk (maar dringend!) om binnen termijn X jouw vordering te voldoen. Laat weten dat je na die termijn per direct incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt. Geef daarnaast ook aan dat je helaas anders andere maatregelen moet treffen. Bonustip: geef ook aan wanneer je iemand al hebt verzocht om tot betaling over te gaan.

“Hoi Elze, ik zag dat iemand mijn handelsnaam gebruikt! Wat kan ik nu doen??”

Bij inbreuk op je handelsnaam is het verstandig om een sommatie te sturen. Vaak wordt gedacht dat dit eenvoudig kan met een voorbeeldbrief die je even snel van internet hebt gehaald. Maar mijn jarenlange ervaring leert dat dan vaak de verkeerde argumenten worden gebruikt, niet de juiste wetsartikelen worden aangehaald en de wederpartij simpelweg ziet dat geen jurist of advocaat is ingeschakeld. Dat laatste zorgt ervoor dat de sommatiebrief niet (of minder) serieus wordt genomen. En er over het algemeen geen reactie volgt en de handelsnaaminbreuk dus ook niet stopt.

Wil je dat de inbreuk op jouw handelsnaam stopt?

Meteen een duidelijk en juridisch goed onderbouwd signaal afgeven en de inbreuk laten stoppen? Stuur de inbreukmaker dan een sommatiebrief. Vraag in die sommatiebrief vriendelijk (maar dringend!) om de inbreuk op jouw handelsnaam per direct te stoppen. Laat weten dat je wilt dat de naam overal (dus ook uit die folders etc.) direct wordt verwijderd. Doe daarnaast een verzoek om schadevergoeding. Bonustip: maak ook meteen een printscreen van de inbreuk als bewijs.

“Hoi Elze, ik kwam erachter dat (mijn foto’s, mijn teksten, mijn..) zonder mijn toestemming zijn overgenomen. Wat kan ik nu doen?”

Ben je jouw eigen tekst ergens tegen gekomen? De tekst die je zorgvuldig hebt samengesteld, getikt en nagelezen? Of die mooie foto waar je zo trots op bent? Notabene zonder naamsvermelding? Dan heeft jouw copyright notice niet geholpen (Psst… Had je die eigenlijk wel?). Terwijl jij het auteursrecht (copyright) hebt op jouw creaties: een ander mag jouw creaties dus niet zomaar gebruiken.

Wil je dat de inbreuk op jouw auteursrecht stopt?

Stuur jouw copycat dan een sommatiebrief. Vraag in die sommatiebrief vriendelijk (maar dringend!) om de inbreuk op jouw copyright per direct te stoppen. Laat weten dat je wilt dat jouw foto of jouw tekst direct wordt verwijderd. Of dat een bronvermelding met werkende link moet worden toegevoegd. Doe daarnaast een verzoek om schadevergoeding. Bonustip: maak ook meteen een printscreen van de inbreuk als bewijs.

“Hoi Elze, ik ben fotograaf en ga met een model shooten, maar ik wil graag de foto’s rechtenvrij kunnen gebruiken. Wat kan ik nu doen?”

Je kunt een quitclaim opstellen. Een quitclaim (of model release form) is een overeenkomst tussen fotograaf en model, waarin het model toestemming geeft aan de fotograaf om de gemaakte beelden te gebruiken (bij bijvoorbeeld commerciële uitingen). En, dat wordt afgezien van inroepen van het portretrecht. Portretrecht is het recht van een persoon om te bepalen hoe zijn of haar afbeelding wordt gebruikt. Fijn, want zo kunnen de foto’s altijd rechtenvrij gebruikt worden en krijg je daar geen gedoe over!

“Hoi Elze, ik wil graag eigenaar worden van (de teksten van mijn website, gemaakte foto’s, illustraties…). Wat kan ik nu doen?”

Met een akte overdracht intellectueel eigendom! Je gebruikt de akte IE als jij jouw creatieve rechten wilt overdragen aan de ontvanger. Of andersom: als je de creatieve rechten van iemand anders wilt gebruiken/overnemen.

De wet vereist altijd dat de overdracht schriftelijk gebeurt. Naast de akte overdracht IE (Intellectueel Eigendom) zijn verder geen handelingen vereist. Je moet de verkrijging of overdracht van een intellectueel eigendomsrecht altijd goed regelen. Als het niet goed geregeld is, is de overdracht namelijk niet geldig en dit kan grote financiële consequenties hebben. Maar uhm, hoe regel je zo’n overdracht dan goed? Wat is echt onmisbaar en moet dus echt duidelijk worden vastgelegd?

“Hoi Elze, ik verkoop aan consumenten én ik verzamel reviews: wat moet ik dan regelen?”

Een reviewbeleid! De verplichting van het hebben van een reviewbeleid bestaat sinds vorig jaar (2022) mei. Het betekent dat je transparant moet zijn over reviews en recensies. Nep-reviews zijn verboden, je moet vermelden hoe je kunt garanderen dat reviews echt van gebruikers van jouw product of dienst komen. Ook mag je een reviewer niet betalen of voordeel geven om een review te schrijven zonder dit er uitdrukkelijk bij te vermelden. Ook moet je uitleggen

✅ hoe jij aan de recensies komt
✅ hoe je omgaat met negatieve reviews (je mag ze niet weghalen zonder dit te vermelden, tenzij ze aantoonbaar nep zijn)
✅ hoe je reviews rangschikt
✅ hoe je voorkomt dat er misleidende recensies op je website komen
✅ er zijn nog meer dingen die erin horen!

En een no brainer: je mag NIET zelf de reviews schrijven plaatsen. Het liefst toon je dus reviews met de echte namen van mensen (neem dit op in je privacybeleid en vraag altijd toestemming). Het reviewbeleid plaats je vervolgens op een zichtbare plek op jouw website (het liefst bij de reviews).

Wat als je geen reviewbeleid hebt?
De Autoriteit Consument en Markt en de Autoriteit Financiële Markten houden scherp toezicht op de nieuwe regels voor online verkopen. De boetes zijn behoorlijk pittig, tot wel 4% van je jaaromzet of maximaal 2 miljoen euro. Bij herhaalde overtreding kan dat zelfs oplopen tot 10% van je jaaromzet. Dus, het is slim om het hebben en het plaatsen van je reviewbeleid serieus te nemen.

“Hoi Elze, ik wil graag wat voorbehouden maken op mijn website: wat moet ik dan regelen?”

Een disclaimer! Een disclaimer kun je gebruiken om waarschuwingen en risico-informatie te communiceren aan de bezoekers van je website bijvoorbeeld of je klanten. Dit kan helpen om mogelijke gevaren, beperkingen of onzekerheden met betrekking tot bepaalde producten of diensten duidelijk te maken. Zo waarschuw je mensen op voorhand, dat ze niets zonder toestemming van jouw site zomaar mogen aannemen of overnemen.

LET OP: hoewel een disclaimer nuttig kan zijn, is het belangrijk om te weten dat deze geen garantie biedt tegen juridische geschillen of aansprakelijkheid. Het is dus ook niet verplicht om een disclaimer te hebben.

“Hoi Elze, ik kwam erachter dat (mijn foto’s, teksten …) zijn overgenomen. Hoe kan ik mensen laten weten dat het van mij is?”

Het opnemen van een copyrightclaim kan jouw copycat eraan herinneren dat jouw teksten en foto’s (maar ook bijvoorbeeld jouw gave trainingen of mooie marketingmaterialen) auteursrechtelijk beschermd zijn.

Het helpt jouw bewonderaars het bewustzijn vergroten, van jouw rechten als auteursrechthebbende. Het is niet verplicht, maar het kan je ook helpen bij het bewijzen van je auteursrechtelijke claim bij een geschil over inbreuk van jouw rechter.

LET OP dat auteursrechtelijke bescherming niet afhangt van het wel of niet opnemen van een copyrightnotice, maar dat het vooral handig is zodat jouw copycats (of bewonderaars 😉) niet de smoes “Oh, ik wist niet dat dat niet mocht” kunnen gebruiken.

“Hoi Elze, ik heb als ondernemers wel eens gehoord van de AVG, maar wth is een intern beveiligingsbeleid?”

Als professionele ondernemer heb je best wel eens gehoord van de AVG. En je weet ook ‘best wel’ dat het belangrijk is om jouw juridische zaken op orde te hebben. Daarnaast zijn sommige juridische documenten nu eenmaal goed om te hebben, zoals een opzet van een intern beveiligingsbeleid. Zodat je als ondernemer kunt aantonen dat je de bescherming van persoonsgegevens serieus neemt en voldoet aan de AVG!

Een beveiligingsbeleid is een formeel document binnen een organisatie dat de strategie en procedures beschrijft om de organisatie te beschermen tegen diverse bedreigingen, waaronder die gerelateerd aan computerveiligheid. Het beleid geeft richtlijnen over preventieve maatregelen en de juiste handelwijze bij incidenten zoals een datalek. Je overhandigt het aan de Autoriteit Persoonsgegevens bij controle. Verder is het gewoon een intern document.

Wat als je het niet op orde hebt?
De Autoriteit Persoonsgegevens houdt scherp toezicht. De boetes zijn behoorlijk pittig, tot wel 4% van je jaaromzet of maximaal 2 miljoen euro. Bij herhaalde overtreding kan dat zelfs oplopen tot 10% van je jaaromzet. Dus, het is slim om het op orde hebben van je privacyzaken serieus te nemen.

“Hoi Elze, ik heb als ondernemers wel eens gehoord van de AVG, maar wth is een verwerkingsregister?”

Als professionele ondernemer heb je best wel eens gehoord van de AVG. En je weet ook ‘best wel’ dat het belangrijk is om jouw juridische zaken op orde te hebben. Daarnaast zijn sommige juridische documenten nu eenmaal goed om te hebben, zoals een verwerkingsregister. Zodat je als ondernemer kunt aantonen dat je de bescherming van persoonsgegevens serieus neemt en voldoet aan de AVG!

Een verwerkingsregister, ook wel bekend als register van verwerkingsactiviteiten, is een document dat wordt gebruikt om een overzicht te geven van de verwerking van persoonsgegevens binnen een organisatie. Zoals de gegevens van jouw particuliere of zakelijke klanten. Het is een belangrijk onderdeel van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie. Het verwerkingsregister bevat gedetailleerde informatie over hoe persoonsgegevens door jou worden verwerkt en is bedoeld om transparantie en verantwoording te bevorderen. Een echte musthave dus, waar meer bij komt kijken dan je denkt.

BONUS: het verwerkingsregister bevat bovendien een datalekregister. Daarin leg je als bedrijf alle datalekken of beveiligingsincidenten met betrekking tot persoonsgegevens vast. Het helpt bij het bijhouden en documenteren van alle incidenten die een inbreuk vormen op de beveiliging van persoonsgegevens, zoals van je zakelijke of particuliere klanten. Je raad het al: dit is ook verplicht onder de AVG!

“Hoi Elze, ik heb een idee en daar heb ik een partner voor nodig. Maar ik wil niet dat mijn (idee, concept, strategie…) gejat wordt. Wat kan ik nu doen?”

Een geheimhoudingsovereenkomst opstellen! Dit is een contract waarin de ander akkoord gaat om bepaalde informatie van jou niet door te vertellen of openbaar te maken. De ander is na ondertekening verplicht om die informatie geheim te houden. Als de ander jouw geheime informatie wel openbaar maakt, dan kun je daar een schadevergoeding voor vragen.

Je beschermt bij een samenwerking jouw unieke processen, strategieën, of technologieën die jou een concurrentievoordeel geven. Het helpt jou dus bij het handhaven van dit voordeel door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van deze informatie te voorkomen.

“Hoi Elze, ik koppel partijen aan elkaar en daar krijg ik een fee voor: hoe leg ik dat goed vast?”

In een bemiddelingsfee overeenkomst (ook bekend als commissieovereenkomst), spreek je schriftelijk af wanneer je een fee krijgt, hoe hoog die fee is en wanneer die fee wordt uitbetaald: het komt professioneel over en zorgt ervoor dat jullie afspraken duidelijk op papier staan. Ook als je zelf iemand een bepaalde fee wilt betalen voor bemiddelingsdiensten. Elementen in zo’n overeenkomst omvatten in ieder geval:

• Een heldere beschrijving van de bemiddelingsdiensten die de bemiddelaar zal verlenen.
• Specificatie van de transactie of overeenkomst waarop de bemiddelingsfee van toepassing is.
• De vastgestelde vergoeding voor de bemiddelingsdiensten, inclusief de berekeningsmethode.
• Duidelijke betalingsvoorwaarden, zoals het tijdstip van betaling en eventuele afwijkende regelingen.
• Uitsluitingen waarin staat wanneer de bemiddelaar geen recht heeft op een vergoeding.
• Duidelijke beschrijving van de rechten en plichten van zowel de bemiddelaar als de partijen bij de overeenkomst.

Zo’n overeenkomst komt professioneel over en zorgt ervoor dat jullie afspraken duidelijk op papier staan. Ook te gebruiken als je zelf iemand een bepaalde fee wilt betalen voor bemiddelingsdiensten.

“Hoi Elze, ik organiseer events en laat mensen spreken: hoe leg ik de afspraken met mijn spreker goed vast?

In een gastsprekers overeenkomst. Het staat ook wel bekend als een sprekerscontract. Je regelt hierin de voorwaarden en verplichtingen tussen een organisatie en een gastspreker die wordt uitgenodigd om te spreken op een evenement. Hier zijn wat punten die in elk geval in een gastsprekersovereenkomst worden opgenomen:

• Onderwerp & doel: een beschrijving van het onderwerp en het beoogde doel van de presentatie van de gastspreker.
• Duur van de presentatie: afspraken over de duur van de presentatie en eventuele tijd voor vragen en antwoorden.
• (Betaling)voorwaarden: de overeengekomen vergoeding voor de gastspreker, inclusief eventuele reiskosten, accommodatiekosten en andere onkosten. Duidelijke voorwaarden met betrekking tot de betaling, zoals het tijdstip en de wijze van betaling.
• Reiskosten & accommodatie: als de gastspreker reiskosten en accommodatiekosten declareert, moeten de details van deze regeling worden opgenomen.
• Logistieke details: praktische afspraken met betrekking tot audiovisuele apparatuur, presentatiematerialen en andere benodigdheden voor de presentatie.
• Promotie & publiciteit: hoe wordt de gastspreker gepresenteerd in promotionele materialen en op sociale media?
• Annulering & terugbetaling: voorwaarden met betrekking tot annuleringen, zowel vanuit de organisatie als vanuit de gastspreker, en eventuele terugbetalingsregelingen.
• Intellectueel eigendom: afspraken over wie de intellectuele eigendomsrechten behoudt met betrekking tot de presentatie, bijvoorbeeld als er sprake is van materiaal met auteursrecht.

Zo’n overeenkomst komt professioneel over en zorgt ervoor dat jullie afspraken duidelijk op papier staan.