Model Gastsprekerovereenkomst
“Hoi Elze, ik organiseer events en laat mensen spreken: hoe leg ik de afspraken met mijn spreker goed vast?
In een gastsprekers overeenkomst. Het staat ook wel bekend als een sprekerscontract. Je regelt hierin de voorwaarden en verplichtingen tussen een organisatie en een gastspreker die wordt uitgenodigd om te spreken op een evenement. Hier zijn wat punten die in elk geval in een gastsprekersovereenkomst worden opgenomen:
- Onderwerp & doel: een beschrijving van het onderwerp en het beoogde doel van de presentatie van de gastspreker.
- Duur van de presentatie: afspraken over de duur van de presentatie en eventuele tijd voor vragen en antwoorden.
- (Betaling)voorwaarden: de overeengekomen vergoeding voor de gastspreker, inclusief eventuele reiskosten, accommodatiekosten en andere onkosten. Duidelijke voorwaarden met betrekking tot de betaling, zoals het tijdstip en de wijze van betaling.
- Reiskosten & accommodatie: als de gastspreker reiskosten en accommodatiekosten declareert, moeten de details van deze regeling worden opgenomen.
- Logistieke details: praktische afspraken met betrekking tot audiovisuele apparatuur, presentatiematerialen en andere benodigdheden voor de presentatie.
- Promotie & publiciteit: hoe wordt de gastspreker gepresenteerd in promotionele materialen en op sociale media?
- Annulering & terugbetaling: voorwaarden met betrekking tot annuleringen, zowel vanuit de organisatie als vanuit de gastspreker, en eventuele terugbetalingsregelingen.
- Intellectueel eigendom: afspraken over wie de intellectuele eigendomsrechten behoudt met betrekking tot de presentatie, bijvoorbeeld als er sprake is van materiaal met auteursrecht.
Zo’n overeenkomst komt professioneel over en zorgt ervoor dat jullie afspraken duidelijk op papier staan.
